Más del 30% de las PyMEs mexicanas maneja su inventario en Excel, según datos citados por
Computer Weekly.
No eres el único, y Excel no es automáticamente el problema. Esto es lo que aprendí construyendo
el inventario de TVCA sobre cuándo de verdad conviene cambiar.
Lo que un agente de solo lectura reveló sobre el inventario real de TVCA
Antes de automatizar nada, un agente de IA revisó el estado real del inventario de TVCA: de 3,019
productos en el catálogo, 0% tenía conteo físico, costo, precio o mínimo capturado todavía — el
conteo simplemente no había arrancado. El mismo reporte, con base en los pocos pedidos que ya había
recibido la app, señaló por dónde convenía empezar: las categorías de Tubería y Válvulas y
medición, no las 3,019 líneas de golpe.
Esto es la lección antes de cualquier decisión sobre herramientas: la herramienta no resuelve que
el conteo no se haya hecho. Excel, un sistema de inventario, o lo que sea — si no hay datos
capturados, no hay inventario real todavía.
Cuándo Excel ya no alcanza
- Más de una persona edita el mismo archivo y los cambios se pisan o se pierden.
- Necesitas saber qué productos están por debajo de su mínimo sin tener que revisar fila por
fila cada vez. - Vendes en más de un canal (tienda física + en línea, por ejemplo) y el mismo producto se
puede vender dos veces antes de que actualices el Excel a mano.
Si ninguna de estas tres aplica, un Excel bien organizado — con una fila por producto y columnas
claras de cantidad, costo y mínimo — sigue siendo válido.
Las opciones, de menos a más esfuerzo
- Plantilla de Excel con fórmulas (la más barata): funciona si una sola persona lo mantiene al
día. Según The Hartford,
incluso con macros se puede automatizar el registro de entradas y salidas. - Software de inventario con plan gratuito: varias opciones ofrecen alertas automáticas cuando
el stock baja de cierto nivel, sin costo para catálogos pequeños. - Construir el sistema a la medida del negocio (lo que hicimos con TVCA): tiene sentido cuando
el proceso de venta es particular — en nuestro caso, piezas técnicas con equivalencias entre
proveedores, algo que un sistema genérico de inventario no modela bien.
Por dónde empezar, en la práctica
No empieces contando todo tu catálogo de una vez. Empieza por las categorías que de verdad generan
pedidos — revisa tus últimas ventas y cuenta primero lo que más se mueve. Es exactamente lo que el
reporte automático de TVCA recomendó, y es la misma lógica que aplica sin importar qué herramienta
uses después.
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